Систем за управљање документима имплементиран у МТИД
Видео материјал
Систем за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво
Систем за управљање документима је скуп рачунарских програма који се користе за складиштење електронских докумената и скенираних папирних докумената, као и за праћење докумената кроз њихов животни циклус.
Електротехнички факултет у Београду је реализатор пројекта „Систем за управљање документима
у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво“.
Циљеви увођења система за управљање документима су:
- Аутоматизација пословних процесa
- Управљање животним циклусом докумената
- Унапређење сарадње корисника
- Контрола приступа документима
- Контрола креирања, складиштења и дистрибуције свих врста пословне документације
- Лако претраживање докумената и њиховог садржаја
Имплементација система за управљање документима је базирана на водећој платформи отвореног кода за системе за управљање документима - Alfresco.
Систем је имплементиран као Веб апликација – „танки“ клијент. Омогућава једноставан приступ систему за управљање документима, подацима о дoкументима и самим документима са било које локације,
из било ког оперативног система. Систем подржава рад са свим типовима докумената.
Обухвата интегрисане технике заштите садржаја као и аутоматизоване процедуре за прављење
резервних копија података.
Систем је локализован на српски језик и прати га комплетно корисничко упутство на српском језику, како за крајње кориснике система, тако и за администраторе система.
Функционалности система обухватају:
- Креирање предмета и докумената
- Унос докумената у електронском облику директно у систем или унос докумената скенирањем папирних докумената
- Категоризацију докумената и предмета
- Верзионирање
- Закључавање/откључавање докуменaта
- Управљање обрисаним документима
- Претраживање докумената и по садржају и по атрибутима докумената
- Управљање радним током докумената
- Праћење докумената и увид у њихово тренутно стање обраде
- Сарaдњa корисника пoмoћу електронске поште, форумa, дискусија
- Конвертовање формата докумената (MS Office у ODF/PDF, MS PowerPoint у Flash)
- Организовање корисника преко корисничких група и улога
- Евиденција извршених акција корисника
- Безбедност и заштита на нивоу документа
- Поуздана размена докумената
- Поверљивост докумената
- Контрола права приступа
- Процедура за прављење редовних резервних копија
Пројекат система за управљање документима у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво је обухватио:
- Снимање постојећег стања пословних процеса
- Пројектовање решења
- Имплементацију решења
Имплементација пројектованог решења је обухватила:
- Имплементацију ДМС система према пројектованом решењу
- Локализацију
- Инсталацију ДМС система код корисника
- Обуку свих корисника
- Подршку корисницима у раду са ДМС системом
- Одржавање ДМС система
Планира се интеграција система за управљање документима са другим софтверским решењима која се користе у Министарству за телекомуникације и информатичко друштво, као и увођење дигиталног потписивања.