Sistem za upravljanje dokumentima implementiran u MTID
Video materijal
Sistem za upravljanje dokumentima u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo
Sistem za upravljanje dokumentima je skup računarskih programa koji se koriste za skladištenje elektronskih dokumenata i skeniranih papirnih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus.
Elektrotehnički fakultet u Beogradu je realizator projekta „Sistem za upravljanje dokumentima
u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo“.
Ciljevi uvođenja sistema za upravljanje dokumentima su:
- Automatizacija poslovnih procesa
- Upravljanje životnim ciklusom dokumenata
- Unapređenje saradnje korisnika
- Kontrola pristupa dokumentima
- Kontrola kreiranja, skladištenja i distribucije svih vrsta poslovne dokumentacije
- Lako pretraživanje dokumenata i njihovog sadržaja
Implementacija sistema za upravljanje dokumentima je bazirana na vodećoj platformi otvorenog koda za sisteme za upravljanje dokumentima - Alfresco.
Sistem je implementiran kao Veb aplikacija – „tanki“ klijent. Omogućava jednostavan pristup sistemu za upravljanje dokumentima, podacima o dokumentima i samim dokumentima sa bilo koje lokacije,
iz bilo kog operativnog sistema. Sistem podržava rad sa svim tipovima dokumenata.
Obuhvata integrisane tehnike zaštite sadržaja kao i automatizovane procedure za pravljenje
rezervnih kopija podataka.
Sistem je lokalizovan na srpski jezik i prati ga kompletno korisničko uputstvo na srpskom jeziku, kako za krajnje korisnike sistema, tako i za administratore sistema.
Funkcionalnosti sistema obuhvataju:
- Kreiranje predmeta i dokumenata
- Unos dokumenata u elektronskom obliku direktno u sistem ili unos dokumenata skeniranjem papirnih dokumenata
- Kategorizaciju dokumenata i predmeta
- Verzioniranje
- Zaključavanje/otključavanje dokumenata
- Upravljanje obrisanim dokumentima
- Pretraživanje dokumenata i po sadržaju i po atributima dokumenata
- Upravljanje radnim tokom dokumenata
- Praćenje dokumenata i uvid u njihovo trenutno stanje obrade
- Saradnja korisnika pomoću elektronske pošte, foruma, diskusija
- Konvertovanje formata dokumenata (MS Office u ODF/PDF, MS PowerPoint u Flash)
- Organizovanje korisnika preko korisničkih grupa i uloga
- Evidencija izvršenih akcija korisnika
- Bezbednost i zaštita na nivou dokumenta
- Pouzdana razmena dokumenata
- Poverljivost dokumenata
- Kontrola prava pristupa
- Procedura za pravljenje redovnih rezervnih kopija
Projekat sistema za upravljanje dokumentima u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo je obuhvatio:
- Snimanje postojećeg stanja poslovnih procesa
- Projektovanje rešenja
- Implementaciju rešenja
Implementacija projektovanog rešenja je obuhvatila:
- Implementaciju DMS sistema prema projektovanom rešenju
- Lokalizaciju
- Instalaciju DMS sistema kod korisnika
- Obuku svih korisnika
- Podršku korisnicima u radu sa DMS sistemom
- Održavanje DMS sistema
Planira se integracija sistema za upravljanje dokumentima sa drugim softverskim rešenjima koja se koriste u Ministarstvu za telekomunikacije i informatičko društvo, kao i uvođenje digitalnog potpisivanja.